11 Oct 10 CLAVES en el uso de herramientas de resolución de problemas

Todos hemos participado en reuniones para implantar mejoras o resolver problemas en nuestro ámbito de trabajo [grupos específicos, empresa, etc.]. Reuniones que se convierten en batallas verbales, con el ego a flor de piel. Sin foco, divagando, con actitudes a la defensiva, haciendo difícil o casi imposible tomar una decisión informada, etc. Compartiendo ideas a veces, pero sin consenso ni decisión.

En este sentido, el uso de herramientas y metodologías de gestión y resolución de problemas como el diagrama de Ishikawa, de Pareto, los Histogramas o las llamadas 7 Nuevas Herramientas, por poner algunos ejemplos, puede ser de gran ayuda, especialmente para que los los introvertidos -aproximadamente el 20% de las personas- que solo se exponen cuando se sienten seguros y no pueden ser intimidados por los extrovertidos. Además de perder su valiosa opinión, puede ser que se sientan fuera del grupo y desmotivados si no los integramos adecuadamente.

El enfoque adecuado para estas reuniones o eventos pasa por asegurar el uso del método científico. Debemos centrarnos en recoger datos, analizar y decidir evitando actuar por impulso o intuiciones infundadas que nos lleven a buscar y encontrar falsos enemigos o culpables. Y como tener este enfoque no es algo fácil, hoy os traemos 10 claves para tener en cuenta, 5 ERRORES que debemos evitar y 5 BENEFICIOS del uso de estas herramientas y metodologías:

5 ERRORES a evitar

• Tratar las metodologías como una moda: Si los líderes valoran y respetan el trabajo y usan las herramientas de forma continuada y con constancia inspirarán ejemplo y confianza.

• Saltar inmediatamente a las conclusiones y prejuzgar los resultados: Cuando se facilitan y utilizan adecuadamente, las herramientas ayudan en las tareas de análisis y resolución de problemas.
  • • El diagrama de afinidad ayuda a generar ideas y agruparlas.
    • El diagrama de relaciones proporciona un mapa aproximado del sistema.
    • Etc

• Abandonar el uso de las herramientas tras uno o dos intentos: Debemos consolidarlas y generar nuevos hábitos. Tal vez requiera esfuerzo pero vale la pena, sino volveremos a la zona de confort.

• Evitar el conflicto y el desacuerdo: Tender a un atmósfera de conformismo por no ser capaz de afrontar conversaciones difíciles.

• Considerar las opiniones como hechos: Debemos siempre discutir con datos y hechos, si no los tenemos, debemos obtenerlos, o plantear distintos escenarios e intentar validar nuestras hipótesis, de lo contrario podemos caer en meras conjeturas.

5 BENEFICIOS:

• Ayudan a ver las cosas desde otros puntos de vista cuando la situación lo demanda. Permiten revisar el trabajo y brindar información adicional más allá del alcance o la experiencia de los miembros del equipo.

• Generan trazabilidad, gracias a la cual podemos evaluar el proceso y aprender de los errores. Además, proporcionan evidencia de los esfuerzos y permiten una comunicación clara de qué se debe lograr y por qué.

• Ayudan en la gestión de conflictos. Al trabajar con herramientas, estas pesan más que las personalidades y facilitan la adopción de ideas de otros o el abandono de las propias. Esto sucede por varias razones:
  1. 1. 1. Sacan la discusión de la mesa y la centran en un objeto [el papel en la pared].
        2. El equipo aprende a escuchar y comienza a confiar en la sabiduría y experiencia de otros y en el proceso.
        3. Algo emocionante es ver como usándolas de forma continuada, las personas pueden adaptarse rápidamente a nuevas ideas, evaluarlas de manera justa y acordar decisiones en conjunto.

• Favorecen la colaboración y espíritu de equipo: según se van alcanzando objetivos surge una sensación de compenetración y entusiasmo. En parte se debe a que ayudan a que el equipo se autogestione respecto a plazos, consideraciones y a decisiones conjuntas. También facilitan el acuerdo al proporcionar un proceso objetivo mediante el cual generar, priorizar y categorizar ideas. Este concepto de propiedad colectiva, de que pertenece a todos, es fundamental para el proceso colaborativo. Como ya dijo Joseph Juran: las personas apoyan mejor aquello que ellas mismas desarrollan.

• Empoderamiento: A medida que las organizaciones se vuelven más ágiles, el empoderamiento se vuelve más importante. Los colaboradores que tienen el poder de tomar decisiones y la formación adecuada son los que mejor pueden responder a las necesidades de manera rápida y eficaz. El empoderamiento ciego sin formación y supervisión de algún tipo puede equivaler al suicidio organizacional. Por eso los managers deben preocuparse por la formación y capacitación adecuada en el uso de herramientas y metodologías. Las herramientas brindan una forma importante para que los empleados gestionen sus propios procesos y ayudan a desarrollar el tipo de autodisciplina que antaño garantizaban los rangos jerárquicos.

por Lino Pazó

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